사용 설명서

일잘러 AI 업무 포털,
이렇게 씁니다

처음 쓰시는 분이 가장 자주 하는 일만 골라 실제 화면으로 보여 드립니다. 설치할 프로그램 없이 인터넷 창에서 씁니다.

01

시작하기

홈페이지 오른쪽 위 로그인 을 눌러 로그인하면 업무 포털 「홈」 이 열립니다. 왼쪽 메뉴에는 우리 회사가 쓰는 비서만 보입니다.

그림 1 · 로그인한 뒤 첫 화면(홈)
  1. 왼쪽 메뉴 — 우리 회사가 쓰는 비서만 보입니다
  2. 숫자 카드 — 누르면 그 화면으로 갑니다
  3. 내 할 일 — 회의록에서 나온 할 일
  4. AI 비서 — 어느 화면에서나 오른쪽에 있습니다
  5. 내 이름 · 비밀번호 · 로그아웃
  1. 아래 탭 — 폰에서는 메뉴가 여기 있습니다
  2. 숫자 카드 — 누르면 그 화면으로 갑니다
  3. 내 할 일 — 회의록에서 나온 할 일
  4. AI 비서 — 오른쪽 아래 동그란 단추
  5. 비밀번호⁠·나가기 — 폰에서는 위쪽에 있습니다
  1. 「아이디」⁠·「비밀번호」⁠를 넣고 로그인 을 누릅니다.
  2. 임시 비밀번호로 처음 들어오면 「비밀번호 변경」 화면이 먼저 뜹니다. 「지금 비밀번호」 에 임시 비밀번호를 넣고, 새 비밀번호(8자 이상)⁠를 두 칸에 똑같이 적은 뒤 변경 을 누릅니다.
  3. 「홈」 의 숫자 카드를 누르면 그 화면으로 바로 갑니다.
  4. 궁금한 것은 오른쪽 AI 비서 에게 물어봅니다. 폰에서는 오른쪽 아래 동그란 단추입니다.
  5. 다 쓰면 왼쪽 아래 로그아웃 을 누릅니다. 폰에서는 위쪽 나가기 입니다.

팁3시간 동안 아무것도 안 하면 저절로 로그아웃됩니다. 다시 로그인하시면 됩니다.

팁처음 쓰는 회사는 로그인 칸 아래 회원가입 으로 회사와 대표 계정을 만듭니다. 비서는 가입 뒤 마이페이지 에서 신청합니다.

팁폰에서는 아래 탭 이름이 짧습니다. 고객관리는 고객, 영업관리는 영업, 입찰 공고는 입찰, 메일 비서는 메일, 메일함 연결은 연결, 마이페이지는 내 정보, 계정 관리는 계정 입니다.

02

음성 회의록

회의 녹음 파일을 올리면 글로 옮기고 요약⁠·결정된 것⁠·할 일까지 정리해 드립니다.

그림 2 · 회의록 목록
  1. ＋ 회의록 만들기 — 녹음 파일 올리기
  2. 골라 보기 단추 — 처리 중⁠·진행 중⁠·정리 완료⁠·마무리
  3. 줄을 누르면 요약⁠·결정된 것⁠·할 일이 열립니다
  4. 회의 상태 — 고르는 즉시 저장됩니다
  1. ＋ 회의록 만들기 — 녹음 파일 올리기
  2. 골라 보기 단추 — 처리 중⁠·진행 중⁠·정리 완료⁠·마무리
  3. 줄을 누르면 요약⁠·결정된 것⁠·할 일이 열립니다
  4. 회의 상태 — 고르는 즉시 저장됩니다
  1. 왼쪽 메뉴 회의록 에서 ＋ 회의록 만들기 를 누릅니다.
  2. 녹음 파일을 끌어다 놓거나 파일 선택 으로 고릅니다. 고르는 순간 올라가기 시작합니다.
  3. 올라가는 동안 「제목」⁠·「회의 날짜」⁠·「참석자」⁠를 적고, 다 올라가면 완료 를 누릅니다.
  4. 「상태」 가 「요약하는 중」 을 지나 끝나면, 줄을 눌러 「요약과 결정된 것」⁠·「할 일」 을 봅니다.
  5. 내가 맡을 일은 내 할 일로 를 누르고, 회의 상태는 「진행 중」⁠·「정리 완료」⁠·「마무리」 가운데 골라 둡니다.

팁파일 하나는 100MB(화면 안내대로 약 2시간)⁠까지, 회사 전체로 한 달 1,200분까지 올릴 수 있습니다. 폰 녹음 파일(m4a⁠·mp3)⁠도 됩니다. 올리는 동안 화면을 끄면 멈춥니다.

팁「상태」 가 「실패」 로 바뀌면 그 아래 적힌 이유를 보고 다시 시도 를 누릅니다.

팁계정이 없는 참석자에게는 회의록 아래 「참석자에게 보내기」 의 링크 만들기 를 누른 뒤 복사 해 직접 보내시면, 받은 분이 요약⁠·결정⁠·할 일을 볼 수 있습니다. 녹음과 전문은 나가지 않습니다.

03

고객 관리

쓰시던 고객 엑셀을 그대로 올려 명부를 만들고, 이름⁠·연락처로 바로 찾아 상담 이력을 남깁니다.

그림 3 · 고객 목록
  1. 검색칸 — 이름⁠·담당자⁠·연락처⁠·메모로 찾기
  2. 엑셀 불러오기 — 쓰던 엑셀을 그대로(바로 왼쪽은 엑셀로 내려받기)
  3. ＋ 고객 추가 — 한 명씩 넣기
  4. 고객 줄 — 누르면 상세와 「상담 이력」 이 열립니다
  1. 검색칸 — 이름⁠·담당자⁠·연락처⁠·메모로 찾기
  2. 엑셀 불러오기 — 쓰던 엑셀을 그대로(바로 왼쪽은 엑셀로 내려받기)
  3. ＋ 고객 추가 — 한 명씩 넣기
  4. 고객 줄 — 누르면 상세와 「상담 이력」 이 열립니다
  1. 왼쪽 메뉴 고객관리 에서 엑셀 불러오기 → 파일 선택 으로 엑셀(xlsx⁠·xls)⁠이나 CSV 파일을 고릅니다.
  2. 「2. 어느 칸이 무엇인가요?」 에서 「고객사명 · 이름」 에 맞는 열을 고르고 다음 을 누릅니다.
  3. 「이미 있는 고객은 건너뜁니다 (안전합니다)」 를 그대로 두고 불러오기 를 누릅니다.
  4. 위 검색칸에 이름⁠·담당자⁠·연락처를 치면 바로 찾아집니다. 줄을 누르면 상세가 열립니다.
  5. 상세 아래 「상담 이력」 에 통화⁠·방문 내용을 적고 남기기 를 누릅니다.

팁잘못 올렸으면 결과 화면의 되돌리기 (10분 안에만) 로 이번에 새로 들어온 고객을 뺄 수 있습니다.

팁명부 전체는 엑셀로 내려받기 로 받고, 한 명씩은 ＋ 고객 추가 로 넣습니다.

04

영업 관리

진행 중인 거래를 한 줄씩 적어 두고 단계를 옮기며 챙깁니다. 화면 위 카드에 진행 중 금액⁠·이번 달 수주⁠·마감 지남이 모입니다.

그림 4 · 영업건 목록
  1. ＋ 영업건 추가
  2. 단계 골라 보기 단추 — 전체⁠·문의접수…
  3. 「단계」 — 고르는 즉시 저장됩니다
  4. 「예상 마감」 — 지나면 「N일 지남」 이 빨갛게
  1. ＋ 영업건 추가
  2. 단계 골라 보기 단추 — 전체⁠·문의접수…
  3. 「단계」 — 고르는 즉시 저장됩니다

폰에서는 표를 옆으로 밀면 「예상 마감」 칸이 보입니다.

  1. 왼쪽 메뉴 영업관리 에서 ＋ 영업건 추가 를 누르고 「건명」⁠과 「금액」 을 적은 뒤 추가 를 누릅니다.
  2. 거래가 한 걸음 나아가면 목록의 「단계」 칸에서 새 단계를 고릅니다. 고르는 즉시 저장됩니다.
  3. 고칠 것이 있으면 줄을 눌러 고치고 저장, 필요 없어진 건은 줄 끝 지우기 를 누릅니다.
  4. 단계 이름은 단계 설정 에서 우리 회사 말로 바꿉니다. 처음에는 「문의접수⁠·상담중⁠·견적발송⁠·수주⁠·실주」 입니다.

팁늘 쓰는 견적서⁠·제안서 파일은 이 화면 위 「우리 회사 양식」 의 ＋ 양식 올리기 로 올려 두세요. 그러면 AI 비서가 그 양식으로 만듭니다. 만들기 전 확인 카드의 「어느 양식으로」 에 양식 이름이 나오는지 먼저 보세요(한글⁠·PDF 양식은 PDF 로 나갑니다).

팁「예상 마감일」 을 비워 두면 마감 없음으로 둡니다. 마감이 지난 진행 중인 건은 「마감 지남」 카드에 셉니다.

05

메일 비서

회사 메일함을 연결해 두면 5분마다 새 메일을 읽어 「업무」⁠·「청구⁠·결제」⁠·「광고」 같은 갈래로 가르고 중요도를 매깁니다. 메일함 연결은 저희가 해 드립니다.

그림 5 · 분류된 메일
  1. 골라 보기 단추 — 보통 이상⁠·알림 보냄 과 갈래별 숫자
  2. 「분류」 — 이 한 통의 갈래 고치기
  3. 중요도 「중요⁠·보통⁠·낮음⁠·무시」 와 「알림」 딱지
  4. 본문 보기 — 본문 팝업(읽음 표시는 그대로)
  1. 골라 보기 단추 — 보통 이상⁠·알림 보냄 과 갈래별 숫자
  2. 「분류」 — 이 한 통의 갈래 고치기
  3. 중요도 「중요⁠·보통⁠·낮음⁠·무시」 와 「알림」 딱지

폰에서는 표를 옆으로 밀면 본문 보기 가 보입니다.

  1. (대표) 마이페이지 에서 메일 관리 비서를 신청하시면 저희가 연락드려 메일함을 연결해 드립니다.
  2. 메일 비서 의 「분류된 메일」 표에서 보낸사람⁠·제목⁠·분류⁠·중요도⁠·요약을 봅니다.
  3. 보통 이상⁠·알림 보냄 이나 「업무」 같은 갈래를 눌러 추려 봅니다.
  4. 본문 보기 를 누르면 본문이 뜹니다. 잘못 갈린 메일은 「분류」 칸에서 그 한 통의 갈래를 고칩니다.

팁메일을 보내는 단추는 없습니다. 답장 초안은 AI 비서에게 부탁하고, 보내기는 평소 쓰던 메일 프로그램에서 합니다.

팁연결한 메일함을 바꾸려면 대표님이 메일함 연결 에 한 줄 적고 변경 신청 을 누릅니다. 앱 비밀번호는 적지 마세요 — 저희가 따로 여쭙니다.

06

AI 비서 채팅

화면 오른쪽에 늘 붙어 있는 채팅창입니다. 쓰고 계신 비서의 자료(회의록⁠·고객⁠·영업⁠·메일⁠·입찰 공고)⁠를 찾아 답하고, 견적서⁠·답장 초안 같은 글은 만들기 전에 확인 카드부터 보여 드립니다.

그림 6 · AI 비서 채팅 — 만들기 전 확인 카드
  1. ≡ 최근 대화 — 지난 대화 다시 열기
  2. 「만들기 전에 확인해 주세요」 카드 — 「어느 양식으로」 를 꼭 보세요
  3. 만들기⁠·고치기⁠·취소
  4. 「무엇이든 물어보세요」 — Enter 나 오른쪽 종이비행기 단추로 보냅니다
  1. ≡ 최근 대화 — 지난 대화 다시 열기
  2. 「만들기 전에 확인해 주세요」 카드 — 「어느 양식으로」 를 꼭 보세요
  3. 만들기⁠·고치기⁠·취소
  4. 「무엇이든 물어보세요」 — 오른쪽 종이비행기 단추로 보냅니다
  1. 오른쪽 AI 비서 를 누릅니다. 폰에서는 오른쪽 아래 동그란 단추입니다.
  2. 「무엇이든 물어보세요」 칸에 적고 Enter 나 칸 오른쪽의 보내기 단추(종이비행기)⁠를 누릅니다. 폰에서는 보내기 단추를 누르세요. 줄바꿈은 Shift+Enter 입니다.
  3. 「가나다유통에 보낼 견적서 만들어 줘」 처럼 부탁하면 「만들기 전에 확인해 주세요」 카드가 옵니다. 「무엇을」⁠·「어느 양식으로」⁠·「무슨 자료로」 를 확인합니다.
  4. 맞으면 만들기, 바꿀 점이 있으면 고치기, 그만두려면 취소 를 누릅니다.
  5. 만든 글은 PDF 로 받기 나, 양식에 따라 워드로 받기⁠·엑셀로 받기 같은 단추로 파일을 받거나 복사 합니다.

팁자료에 없는 금액⁠·날짜는 빈칸으로 남기도록 되어 있지만, AI 가 만든 글은 초안입니다. 보내기 전에 금액⁠·날짜를 꼭 확인하세요.

팁지난 대화는 채팅창 위쪽 ≡ 단추(「최근 대화」)⁠에서 다시 엽니다. 한 사람당 최근 10개만 남습니다.

07

마이페이지와 계정 관리

마이페이지 에서 회사 정보⁠·쓰는 비서⁠·구독을 보고 비서를 신청합니다. 직원 계정은 대표님이 계정 관리 에서 만듭니다. 계정 표의 「관리자」 가 대표 계정이고, 단계 앞의 (대표) 는 이 계정만 하는 일입니다.

그림 7 · 계정 관리
  1. ＋ 계정 만들기
  2. 승인을 기다리는 신청 — 「접수됐습니다」⁠·신청 취소
  3. 비밀번호 받기 — 임시 비밀번호가 한 번만 보입니다
  4. 고치기⁠·비번 초기화⁠·정지
  1. ＋ 계정 만들기
  2. 승인을 기다리는 신청 — 「접수됐습니다」⁠·신청 취소
  3. 비밀번호 받기 — 임시 비밀번호가 한 번만 보입니다
  4. 고치기⁠·비번 초기화⁠·정지

폰에서는 표를 옆으로 밀어 오른쪽 단추를 씁니다.

  1. (대표) 마이페이지 「쓰고 있는 비서」 에서 신청하기 를 누릅니다. 저희가 확인한 뒤 켜 드리고, 진행 상황은 「신청 내역」 에 보입니다.
  2. (대표) 계정 관리 에서 ＋ 계정 만들기 를 누르고 아이디⁠·이름⁠·이메일을 적어 계정 만들기 신청 을 누릅니다. 「권한」 은 보통 「직원」 그대로 두세요(「관리자」 는 대표와 같은 권한입니다).
  3. (대표) 저희가 승인하면 그 줄에 비밀번호 받기 가 생깁니다. 임시 비밀번호를 복사 해 직원에게 직접 전하세요. 화면을 벗어나면 다시 볼 수 없습니다.
  4. (대표) 퇴사한 직원은 정지, 비밀번호를 잊은 직원은 비번 초기화 를 누릅니다.

팁계정은 회사마다 20자리까지입니다. 자리가 모자라면 안 쓰는 계정을 정지 하세요.

팁월 정기구독 해지는 마이페이지 「월 정기구독」 의 구독 해지(대표만)⁠입니다. 이번 이용 기간까지는 그대로 쓰실 수 있습니다. 이 단추는 카드로 구독하신 회사에만 있습니다 — 계약서⁠·세금계산서로 쓰시는 회사는 고객센터로 연락 주세요.

08

입찰 공고

나라장터에서 받아 온 용역 공고 가운데 제목에 우리 회사 키워드가 든 것을 골라 모아 두고, 새로 걸린 공고를 메일로 알려 드립니다. 왼쪽 메뉴 입찰 공고 는 「입찰공고 비서」 를 쓰는 회사에만 보입니다.

그림 8 · 입찰 공고 — 받아 볼 공고의 조건
  1. 안내 줄 — 빠진 것이 있으면 알려 주고, 다 되면 「공고가 올라오면 알려 드립니다」
  2. 「키워드」 — 공고 제목에 하나라도 들어가면 걸립니다 · 아래 ＋ 낱말 등록 으로 넣는 즉시 저장
  3. 「알림 받는 주소」 — 알림 메일을 받을 주소(최대 5명)
  4. 「알림 사용」 — 「켜짐」 이어야 메일이 갑니다
  5. 조건 저장 — 「알림 사용」⁠·「알림 방식」⁠·「발송 시각」 을 고른 뒤 누릅니다
  1. 안내 줄 — 빠진 것이 있으면 알려 주고, 다 되면 「공고가 올라오면 알려 드립니다」
  2. 「키워드」 — 공고 제목에 하나라도 들어가면 걸립니다 · 아래 ＋ 낱말 등록 으로 넣는 즉시 저장
  3. 「알림 받는 주소」 — 알림 메일을 받을 주소(최대 5명)
  4. 「알림 사용」 — 「켜짐」 이어야 메일이 갑니다
  5. 조건 저장 — 「알림 사용」⁠·「알림 방식」⁠·「발송 시각」 을 고른 뒤 누릅니다
  1. (대표) 마이페이지 「쓰고 있는 비서」 의 「입찰공고 비서」 에서 신청하기 를 누릅니다. 저희가 켜 드리면 왼쪽 메뉴에 입찰 공고 가 생깁니다.
  2. 「키워드」 의 ＋ 낱말 등록 을 누르고, 뜨는 칸에 우리 회사가 하는 일을 적어 등록 을 누릅니다(예: 유지보수, 홈페이지). 넣는 즉시 저장되고, 공고 제목에 하나라도 들어가면 걸립니다. 걸리면 안 되는 낱말은 「제외어」 에 넣습니다.
  3. 「알림 받는 주소」 에도 같은 방법으로 메일 주소를 넣습니다(최대 5명).
  4. 「알림 사용」 을 「켜짐」 으로 두고 「알림 방식」 을 고른 뒤 조건 저장 을 누릅니다. 위 안내 줄이 「공고가 올라오면 알려 드립니다」 로 바뀌면 준비가 끝났습니다.
  5. 아래 「올라온 공고」 표에서 걸린 공고를 봅니다. 아직 메일로 안 보낸 공고는 「조건 일치」, 보낸 공고는 「알림 보냄」 입니다. 공고 보기 를 누르면 나라장터 공고가 열립니다. 줄을 누르면 AI 비서 창에 그 공고가 「보고 있는 것」 으로 걸리고, 이어서 물어보면 그 공고를 보고 답합니다.

팁「알림 방식」 이 「하루 한 번 몰아서」 면 「발송 시각」 에 하루 한 번, 「새 공고 나올 때마다」 면 새 공고를 받아 올 때마다 메일이 갑니다. 받는 주소가 맞는지는 테스트 메일 보내기 로 먼저 확인하세요.

팁「알림 사용」 을 「켜짐」 으로 바꿔 저장할 때와, 비어 있던 「키워드」 에 첫 낱말을 넣을 때는 그때까지 걸린 공고를 메일로 보내지 않고 「알림 보냄」 으로 둡니다. 알림이 켜진 채로 조건을 바꾸면(키워드를 더할 때 등) 전에 받아 둔 공고도 새로 걸려 메일로 나갈 수 있습니다 — 보내지 않으려면 밀린 알림 지우기 를 누르세요(아직 안 보낸 공고가 모두 「알림 보냄」 이 됩니다).

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